E-maily. Všichni je píšeme a čteme. Jsou to ale e-maily, které posouvají věc/projekt dál? Když se účastním některých profesních e-mailových komunikací, často to ve mě vře. A jednou to vřelo tak, že jsem z toho uvařil tento článek. Během chvíle mi vytanulo v hlavě deset nešvarů, které podle mě značně komplikují domluvu a vyřešení problému.
Společným rysem mnohých nedorozumění, je předpoklad pisatele, že máte stejné informace, kontext a nazýváte věci stejně.
- Kdy. Uvádějte, kdy se to stalo. Často je podstatné vědět, kdy problém nastal a zda přetrvává.
- Prostředí. Máte více webů, více jazykových mutací? Má web více stránek, formulářů? Napište přesně, kde se problém stal/stává. Pokud máte web či aplikaci na testovacím, vývojovém a ostrém prostředí vždy napište kde se chyba objevila.
- Vyhněte se vágním slovům. Nepoužívejte obraty jako “to druhý”, “minule”, “tenkrát”, “to už bylo dávno”, “předminulá verze”, “o pár set tisíc” atp.
- Anglická slova a zkratky. V marketingu a IT se často vyskytují zkratky a anglická slova, která nemají český ekvivalent. Proto je klidně používejme, ale měli bychom si být jistí, že všichni rozumí, o čem mluvíme. Když uvidíte zkratku, které nerozumíte, hned se zeptejte.
- Více názvů pro stejnou věc. Je možné že něčemu na e-shopu říkáte zároveň “kategorie uživatelů”, “cenová skupina”, “Price Group” a podobně, ale všichni by měli vědět, že se jedná o stejnou věc. Dokud se v širším týmu nesjednotíte na shodných názvech, pište tedy do závorky bez váhání alternativní pojmenování. Tato vstřícnost se vám vyplatí.
- Posouvejte komunikaci kupředu. Čtěte celý text a reagujte jen na to, kde vaše odpověď posouvá řešení kupředu. Rychlá, zbrklá odpověď, která nic neříká nebo nenavazuje na předchozí komunikaci jenom nabaluje sněhovou kouli. Když máte v e-mailu 5 nebo 10 příjemců, je udržení přehledu v komunikaci dost nesnadné (viz další body).
- Adresujte otázky. Pokud je to možné, adresujte konkrétní otázky konkrétním lidem. Vyhněte se situaci, kdy si všichni myslí, že na otázku odpoví někdo jiný.
- Držte téma. Udržujte e-maily rozdělené podle témat komunikace. To znamená neodpovídejte v e-mailu (e-mailovém vlákně), který se týká nastavení skupin zákazníků na nejnovější chybu, kterou jste zadali programátorovi k opravě. Vytvořte nový e-mail s odpovídajícím výstižným předmětem.
- Odkazujte precizně. Když je komunikace dlouhá, nebojte se odkázat na konkrétní e-mail a říct kdy byl odeslán a jaký měl předmět. Případně odkažte na dokument. Uveďte odkaz nebo ho znovu přiložte. Nepiště jeho nepřesný název. Ke stejnému tématu bývá více dokumentů a ve více verzích.
- Neřešte to v e-mailu. Zvažte komunikaci mimo e-mail. V mnoha situacích je diskuze v e-mailu neudržitelná. Typicky z důvodu délky komunikace a počtu účastníků. Používejte nástroje typu Asana, TeamWork, BaseCamp, české Freelo nebo alespoň Trello. Mnohdy, ale úplně postačí sdílený Google Dokument, kde můžete všichni přidávat další body a vzájemně je komentovat. Bude to přehlednější než X typů barev a odsazení textu při přeposílání e-mailů tam a zpět.
Znáte to také? Máte svoje jiné oblíbené zabijáky komunikace? Podělte se o ně.
Související