10 tipů, jak si více (ne)rozumět

E-maily. Všichni je píšeme a čteme. Jsou to ale e-maily, které posouvají věc/projekt dál? Když se účastním některých profesních e-mailových komunikací, často to ve mě vře. A jednou to vřelo tak, že jsem z toho uvařil tento článek. Během chvíle mi vytanulo v hlavě deset nešvarů, které podle mě značně komplikují domluvu a vyřešení problému.

Společným rysem mnohých nedorozumění, je předpoklad pisatele, že máte stejné informace, kontext a nazýváte věci stejně. 

1. Kdy. Uvádějte, kdy se to stalo. Často je podstatné vědět, kdy problém nastal a zda přetrvává.
2. Prostředí. Máte více webů, více jazykových mutací? Má web více stránek, formulářů? Napište přesně, kde se problém stal/stává. Pokud máte web či aplikaci na testovacím, vývojovém a ostrém prostředí vždy napište kde se chyba objevila.
3. Vyhněte se vágním slovům.  Nepoužívejte obraty jako “to druhý”, “minule”, “tenkrát”, “to už bylo dávno”, “předminulá verze”, “o pár set tisíc” atp. 
4. Anglická slova a zkratky. V marketingu a IT se často vyskytují zkratky a anglická slova, která nemají český ekvivalent. Proto je klidně používejme, ale měli bychom si být jistí, že všichni rozumí, o čem mluvíme. Když uvidíte zkratku, které nerozumíte, hned se zeptejte.
5. Více názvů pro stejnou věc. Je možné že něčemu na e-shopu říkáte zároveň “kategorie uživatelů”, “cenová skupina”, “Price Group” a podobně, ale všichni by měli vědět, že se jedná o stejnou věc. Dokud se v širším týmu nesjednotíte na shodných názvech, pište tedy do závorky bez váhání alternativní pojmenování. Tato vstřícnost se vám vyplatí.
6. Posouvejte komunikaci kupředu. Čtěte celý text a reagujte jen na to, kde vaše odpověď posouvá řešení kupředu. Rychlá, zbrklá odpověď, která nic neříká nebo nenavazuje na předchozí komunikaci jenom nabaluje sněhovou kouli. Když máte v e-mailu 5 nebo 10 příjemců, je udržení přehledu v komunikaci dost nesnadné (viz další body).
7. Adresujte otázky. Pokud je to možné, adresujte konkrétní otázky konkrétním lidem. Vyhněte se situaci, kdy si všichni myslí, že na otázku odpoví někdo jiný.
8. Držte téma. Udržujte e-maily rozdělené podle témat komunikace. To znamená neodpovídejte v e-mailu (e-mailovém vlákně), který se týká nastavení skupin zákazníků na nejnovější chybu, kterou jste zadali programátorovi k opravě. Vytvořte nový e-mail s odpovídajícím výstižným předmětem.
9. Odkazujte precizně. Když je komunikace dlouhá, nebojte se odkázat na konkrétní e-mail a říct kdy byl odeslán a jaký měl předmět. Případně odkažte na dokument. Uveďte odkaz nebo ho znovu přiložte. Nepiště jeho nepřesný název. Ke stejnému tématu bývá více dokumentů a ve více verzích.
10. Neřešte to v e-mailu. Zvažte komunikaci mimo e-mail. V mnoha situacích je diskuze v e-mailu neudržitelná. Typicky z důvodu délky komunikace a počtu účastníků. Používejte nástroje typu Asana, TeamWork, BaseCamp, české Freelo nebo alespoň Trello. Mnohdy, ale úplně postačí sdílený Google Dokument, kde můžete všichni přidávat další body a vzájemně je komentovat. Bude to přehlednější než X typů barev a odsazení textu při přeposílání e-mailů tam a zpět.

Znáte to také? Máte svoje jiné oblíbené zabijáky komunikace? Podělte se o ně.

Související